国際シンポジウム開催業務マニュアル
第１版作成日：2006年8月
作成者 ：北海道大学「持続可能な開発」国際戦略本部
北海道大学は2006年8月に「持続可能な発展」国際シンポジウムを企画・運営し、3日間の会期に19カ国からのべ1,200人の参加者を迎えました。その経験を生かし、国際シンポジウムを開催する上で必要な業務のチェックリストを作成しました。このチェックリストは、業務を進める上で検討すべき項目を時系列に掲載していますが、これらはすべての会議に適用可能というわけではありません。利用するにあたっては、会議の規模や内容によって項目の追加、削除を行うなど、開催する会議に即した工夫を施してお使いください。なお、当マニュアルは国際観光振興会の国際会議マニュアルを参考にして作成しました。
お気づきの点がありましたら下記までご連絡ください
北海道大学『持続可能な開発』国際戦略本部
TEL 011-706-2093 FAX 011-706-2095（国際企画課内）
E-mail: kouryu@general.hokudai.ac.jp
URL : http://www.hokudai.ac.jp/huisd/
1 開催日決定
A 開催日決定のチェックポイント
- 対象となる参加者が出席しやすい時期である
- 他の関連学会の会議と重ならない
- 学内の他の会議や行事と重ならない
- 入試、期末テストと重ならない
- 学生の春期、冬季、夏期休暇時期と重ならない
- 大きなイベント、祭りと重ならない
- ゴールデン・ウィーク、クリスマス、イースター等の休暇時期と重ならない
- 学術交流会館、クラーク会館が利用可能な時期 （改修工事期間を避ける）
- ホテル、宴会場が利用可能な時期
- エルム、きゃら亭が利用可能な時期
- 総長や関係役員の出席が可能な時期
- VIPの出席が可能な時期
- 担当課がシンポジウムに集中的に取り組める時期
B 作業のチェックポイント
- 会場の仮予約
- 宿泊施設の仮予約
- 旅行代理店との打ち合わせ
A 設置組織のチェックポイント
- 組織委員会：Organization Committee ［組織委員長、組織副委員長］
- プログラム委員会：Program Committee ［プログラム委員長］
- 諮問委員会：Advisory Committee
- 事務局：Secretariat Office ［事務局長］
- 総務／庶務グループ（開催趣意書作成、後援名義申請、招待状送付など）
- 財務／会計グループ（予算、決算など）
- 会場グループ （会場使用計画、機器手配、会場装飾、看板作成など）
- 宿泊・旅行グループ（航空券・宿泊手配、VISA取得補助、送迎など）
- 登録グループ（参加者・講演者名簿管理、アブストラクト収集など）
- 広報グループ（チラシ、ポスター、Web、記者リリース、報道対応など）
- 展示グループ（ポスターセッション手配、展示コーナー企画など）
- 行事・接遇グループ（記念品手配、レセプション、昼食会、観光資料収集など）
- 文書グループ（要旨集作成、写真撮影、報告書作成など）
- シンポジウム規模の設定 （講演者数、目標集客数）
- 登録料の有無
- 本学が旅費・滞在費を負担する人数
- 講師謝金の有無
- パーティーの規模と形式 （カクテル／レセプション、立食／着席）
- 外注する業務の規模 （HP運営、登録管理、会場設営、会場運営、通訳）
- 分科会実施者の費用負担
- 過去のシンポジウムの参加者数実績
- 過去の外国人および日本人の参加比率
- シンポジウムの周期、話題性
- シンポジウムの学内関係者の人数
C 財源確認チェックポイント
- 登録料収入が十分見込める（登録料と登録期限の設定）
- 総長裁量経費が見込める
- その他プロジェクトの資金が見込める
- 補助金・助成金が見込める
- 寄附金収入が見込める
- 広告収入が見込める
- 展示小間収入が見込める
- 販売収入・販売手数料の収入が見込める
A マスタープランの検討
- 月間業務進行予定表の作成
- シンボルマーク／シンボルデザインの決
- シンボルカラーの決定
- ホームページアドレス
- 事務局代表メールアドレス
B プログラム決定のチェックポイント
- シンポジウムのテーマ
- 開催趣旨
- 対象者
- 後援名義使用の申請先
- 冒頭の挨拶者
- 基調講演者
- 全体会と分科会の日程的配置
- 講演／パネルディスカッション／ポスターセッション／ワークショップなど形式の決定
- 視察旅行の有無
- 事前／事後の観光旅行
- セッションの数
- セッションのテーマ
- 使用言語
- 同時通訳の有無
- 募集する口頭発表者数
- 募集するポスター発表者数
- プログラムは１５分単位で構成
- コーヒーブレイクの回数
- 9時以降の開始 （9時以前での開始では集客が悪い）
- 発表者の募集期間
- 登録受付開始日
- 登録受付締切日
- 発表者の決定方法、決定日、
- 発表者決定の通知方法、通知日
- 同伴者プログラム
- パーティーの規模と回数
C 宿泊ホテル選定のチェックポイント
- 会場から近い距離にあるか
- 本学の旅費システムとの連動ができるか
- 各種グレードの客室の用意ができるか
- 部屋でインターネットが使用出来るか
- 連絡用案内ボードの設置ができるか
- 外国語を話せるスタッフが十分いるか
- シャトルバス・観光バスが停めやすいか
- レセプションなどの宴会が可能か
- 緊急時の対策が徹底されているか（火災、事故、急病の際の対策等）
- 宿泊客へのサービス対応が良いか
- 朝食は付くか
D 招待状に盛り込む内容のチェックポイント
- 依頼事項 （講演内容、講演時間、講演対象者）
- 本学の費用負担（旅費・滞在費・謝金・食費）
- 昼食、朝食の用意
- パーティー（形式、ドレス・コード）
- 講演内容の扱い（要旨集、報告書、Webなどへの掲載）
- パスポートのコピーの同封をお願い
- 保険への加入をお願い
- 回答フォーム
- Speech Title
- プレゼンテーション・データの有無
- 肩書き
- 氏名
- 所属
- メールアドレス、電話番号、FAX番号
- 郵送物送付先住所
- 秘書の氏名とメールアドレス
- その他発表の有無（口頭発表、ポスター発表、パンフレット配布）
- 旅程希望
- Visaの必要有無
- 宿泊部屋の希望（喫煙、シングル／ツイン）
- 食事の制限の有無と内容（アレルギーなど）
- パーティーへの出欠
- 講演内容とプレゼンテーションデータを報告書とWebに掲載することへの同意
- 氏名、所属、連絡先を参加者名簿に掲載して参加者に配布することへの同意
E 作業のチェックポイント
- 基調講演者への招待状送付
- 招待者への招待状送付
- 会場の予約
- 後援名義使用の申請先
- 分科会実施者との役割分担
A 学内協力依頼のチェックポイント
- 総長室（国際交流室、研究戦略室、教育改革室、企画・経営室、施設・環境計画室）
- 広報室
- 役員会
- 教育研究評議会
- 部局長会議
- 封筒
- レターヘッド
- ポスター／チラシ／サーキュラー （ポスターはB2版、チラシはA4版が適当）
- ポスターにつけるポケット
- 送付文書 （組織委員長名で作成）
- ポスター／チラシ／サーキュラーの送付先一覧
- ホームページ
- メール用案内文書
- 北大時報でのおしらせ記事
- 開催趣旨
- 日程
- プログラム内容 （基調講演者名など）
- パーティー （形式、ドレス・コード）
- 使用言語
- 対象者
- 主催者
- 後援者
- 発表の募集要項
- 発表の趣旨
- 発表日時
- 発表スタイル（ポスターの大きさ、プロジェクターの用意）
- 募集人数
- 未発表であることの必要性有無
- 発表内容の取り扱い（要旨集、報告書、Webへの掲載）
- 発表者の決定日と決定方法
- 発表者の通知日と決定通知方法
- 登録料
- 登録方法／登録先
- 登録申込締切日
- 会場へのアクセス
- 宿泊の情報
- 問い合わせ先
- 個人情報取り扱いの方針 （参加者名簿作成、配布、Web掲載、報告書掲載など）
- 発表の有無 （口頭発表、ポスター発表）
- 発表タイトル
- 発表要旨 （文字数指定）
- 展示の有無 （学校のＰＲ、プロジェクトのＰＲ）
- 参加プログラムの選択肢
- 肩書き
- 氏名（Given Name と Family Nameが明確になるようにする）
- 所属
- 関連行事への出欠 （パーティー、視察旅行、打ち合わせなど）
- 講演内容とプレゼンテーションデータを報告書とWebに掲載することへの同意
- 氏名、所属、連絡先を参加者名簿に掲載して参加者に配布することへの同意
- 同伴者の有無
E 広報計画のチェックポイント
- 全国
- 後援者
- 国立・公立大学
- 私立大学
- 関連省庁
- 関連の国際機関
- 関連の研究機関
- 関連学会
- 在日公館
- 全国の報道関係機関
- 関連メーリングリスト
- 関連のWebサイト
- 関連の公益法人
- 北海道
- 道内の大学
- 北海道庁の記者クラブ加入社
- 関連の国際機関
- 関連の研究機関
- 本学
- 協定校
- 名誉教授
- 元留学生
- 過去の参加者
- 同窓会
- 関係企業
- 役員会
- 教育研究評議会
- 部局長会議
- 部局庶務
- 関連の教職員
- 学生
- その他
- 委員が持っている名刺から関係者を抽出
F 登録・宿泊の受付準備
- 登録方法の決定（HP上のフォーム、E-mail、FAX、電話、郵送）
- 登録受付締切日の確定
- 登録用紙の整理方法を決定（プリントアウト、PC内のフォルダなど）
- 登録受付済み通知の方法を決定（無事登録されたことを登録者に伝える方法）
- 登録者情報の管理方式を決定（Microsoft Excel、Microsoft Accessなど）
- 宿泊約款と違約金申し受け規定の作成
- VISA発行手続き
G 関連行事の企画
- ウェルカム・パーティー／レセプション（組織委員長主催）
- フェアウェル・パーティー
- カクテルパーティー
- ランチョン
- 学内案内
- 視察旅行
- 同伴者プログラム
- 展示
- 会見
H 会場使用計画／フロアプランの作成
開会式、閉会式場
全体会議場
分科会場
展示会場
昼食会場
レセプション会場
来賓控室
委員会室
通訳控室
事務局室
医務室
コピー、ファックス、パソコン室
スタッフ休憩室
託児室
プレス・ルーム
クローク／荷物預かり室
受付・登録デスク
宅急便受取り／送付デスク
プレゼンテーション・データ受取デスク
総合インフォメーション・デスク
観光インフォメーション・デスク
コーヒーブレイク・スペース
物販スペース
5 第４段階：行事日程の確定と発表者への依頼
A 行事日程確定のチェックポイント
- 受付開始時間
- 開会時間
- 閉会時間
- 開会式の挨拶者
- 閉会式の挨拶者
- 基調講演
- 招待講演
- パネルディスカッション
- ポスターセッション
- コーヒーブレイク
- レセプション
- 同伴者プログラム
- 視察旅行
- 事前／事後の観光旅行
- 口頭発表者
- ポスター発表者
- 展示
- 総合司会
- セッションの座長
- プログラムは１５分単位(quarter of hour)で構成
- 9時以降の開始 （9時以前での開始では集客が悪い）
- 同時通訳者との打ち合わせ日時
- VIP接遇
- プログラム
- 本学の費用負担（旅費・滞在費・謝金・食費）
- 費用の渡し方
- 出迎え時間と場所
- 宿泊先
- 用意している食事 （ランチョン・ミーティング、パーティー）
- パーティーのドレス・コード
- 会見計画
- 見学・視察計画
C 発表者への依頼のチェックポイント
- 口頭発表時間と場所
- ポスター掲示の時間と場所
- 顔写真提出
- プロフィール提出
- アブストラクト提出 （文字数、マージン、フォント、Word／一太郎／テキスト）
- プレゼンテーション・データの提出（Microsoft／Macintosh、日時、場所、形式）
- ホームページへの掲載許可
- 講演内容とプレゼンテーションデータを報告書とWebへ掲載することへの同意
- 氏名、所属、連絡先を参加者名簿に掲載して参加者に配布することへの同意
- 事前打ち合わせ （座長、コーディネーター、同時通訳者などと）
- 関連行事での挨拶 （パーティーなど）
D 学内関係部局への協力の依頼
- 講演者の関係部局 （出張手続きの依頼等）
- 保健管理センター （当日の医療補助）
- 施設部 （駐車場利用、警備）
6 第５段階：プログラムの調整
A 要旨集の構成のチェックポイント
- 組織委員長挨拶
- 委員名の一覧
- 後援機関名
- 協力機関名
- 開催趣旨
- 学術交流会館内の見取り図
- 学術交流会館周辺図
- プログラム
- 発表者プロフィール
- アブストラクト
B 準備器材のチェックポイント
- インカム／トランシーバー（主要スタッフ人数分）
- プロジェクター
- 録音機材
- レーザーポインター
- 講演卓上ライト
- ストップ・ウォッチ
- 時計
- ベル
- 水差し
- マイク
- ノート型パーソナル・コンピュータ（予備を含む。ソフトウェアーを含む）
- スクリーン
- パーソナル・コンピュータ・スイッチャー
- 配布対象者
- 使用言語
- 作成目的 （広報、学術使用、事務的な記録）
- 形式 （テープ起こし、要約、プレゼンテーション・データ集）
- 写真の枚数
- カラー／白黒
- ページ数
- 他課への依頼
- 関係研究室への依頼
- 学生ボランティア
- 留学生ボランティア
- 公益法人に登録する市民ボランティア （財団法人札幌国際プラザなど）
7 第６段階：追い込み
A 再広報
- セカンド・サーキュラー作成
- 報道関係者への案内
- 学内への呼びかけ
B 表示・掲示物作成のチェックポイント
- 受付
- トイレ
- コーヒーブレイク・スペース
- 総合インフォメーション・デスク
- 観光インフォメーション・デスク
- クローク／荷物預かり所
- 各部屋名（各部屋に付けるパネル：Auditorium A, Meeting Room B など）
- 正門の大看板
- 会場入り口の大看板
- 会議名称の大看板（開会式会場、分科会会場、レセプション会場）
- 札幌駅に掲げる歓迎看板
- 路上の誘導看板
- 演題の表示（めくり台／投影）
- 学術交流会館内の見取り図
- 学術交流会館周辺図（昼食会場、レセプション会場、郵便局、銀行など）
- プログラム
- 展示物紹介
- 報道関係者の腕章／ネームプレート
- 無線LAN使用可能場所の表示
- 名札
- 禁煙／喫煙
- 講演者席
- 招待者席
C インフォパックの内容物のチェックポイント
- 各種チケット（レセプション、ランチョンなど）
- 学術交流会館内の見取り図
- 学術交流会館周辺図
- 名札
- 記念品
- 要旨集（アブストラクト）
- アンケート(Evaluation Form)
- 本学の広報誌
- 観光資料
D 設置
- 参加者用メッセージボード
- スタッフ用メッセージボード
- ＰＣコーナー （インターネット、各種ソフトウェア使用）
- ドリンクコーナー
- クローク／荷物置き場
- 総合インフォメーション・デスク
- 観光インフォメーション・デスク
- アンケート記入・回収コーナー
- 学校旗
- 参加国の国旗
E 当日役割分担のチェックポイント
- 空港への出迎え
- 空港への送り
- 宿泊先への迎え
- 配車
- 来賓対応
- 全館アナウンス
- 登録者用受付
- 新規受付
- 関連行事受付（レセプション、視察旅行、同伴者旅行）
- 医務
- 託児
- 総合司会
- 講演者プレゼンテーション・データ受取
- クローク
- 観光案内
- インフォメーション・デスク（総合案内）
- 写真撮影
- 講演者誘導
- 空席への参加者誘導
- ドリンクサービス
- 講演者の飲料水準備
- 時間管理
- 録音
- 照明
- 空調
- 報道対応
- プロジェクター操作
- ボランティアへの指示
- 謝金渡し／受領サイン受け
F 運営スタッフの手持ち資料のチェックポイント
- 参加者名簿
- ＶＩＰ名簿
- スタッフ名簿
- スタッフ名札
- 進行表
- 役割分担表 （リーダーを明確に）
- 会場使用計画表
- 会場設営図
- 受付マニュアル
- 関連行事のマニュアル
- 展示や掲示のマニュアル
- 関係先電話番号
- 緊急対応マニュアル
- 進行シナリオとセリフ
- 全般的注意事項
A 確認事項のチェックポイント
- 挨拶の原稿はできているか（開会式、レセプション、閉会式）
- 注文は確かか（看板、花、飲料、機器）
- 予約は確かか（宿泊、昼食、レセプション、送迎）
- 製作物はできているか
- 掲示・表示は適所にあるか
- マイク・レーザーポインター・音響・照明・空調・プロジェクター・録音機は正常に動くか
- 館内放送の練習 （全館で聞こえるか）
- 謝金と釣り銭、領収書は準備出来ているか
- 文房具
- スタッフ集合のタイミング （打ち合わせ、反省会）
B トラブル対処の予行練習チェックポイント
- 進行時間の早遅
- 講演者が現れない
- 病人・けが人が出た
- 迷惑な参加者
- 機材が動かない
9 会議終了後の業務
- ホームページの更新
- 決算報告
- 会議報告
- 報告書作成
- 礼状発送
- 謝礼支払い（ボランティア）
- 組織委員会の解散
- 旅費の手続き
- 反省会
- 運営の記録を整理し保存 （当マニュアルを改訂）
A 報告先のチェックポイント
- 広報した先
- 総長室（国際交流室、研究戦略室、教育改革室、企画・経営室、施設・環境計画室）
- 広報室
- 役員会
- 教育研究評議会
- 部局長会議
以上
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